Europejskie Praktyki Płatnicze: Firmy opóźniają cyfryzację w procesie odzyskiwania należności.

Fakt, że digitalizacja procesu przypominania o płatnościach pozwala firmom reagować szybciej i skuteczniej na zaległości kontrahentów, nie ulega wątpliwości. Mimo to, obecnie korzysta z niej tylko niewielka część europejskich przedsiębiorstw. W pełni zautomatyzowany proces ma jedynie co ósma firma (12 proc.). Przynajmniej prawie trzy czwarte firm (73 proc.) dysponuje przynajmniej częściowo zdigitalizowanym procesem przypominania o płatnościach — to wzrost z 65 procent sprzed trzech lat. Tak wynika z najnowszego badania EOS „Europejskie Praktyki Płatnicze 2025”, w którym wzięło udział 2 200 decydentów finansowych z przedsiębiorstw w 11 krajach.

W Europie istnieje duża przepaść między liderami a tymi, którzy pozostają w tyle w zakresie cyfryzacji procesu przypominania o płatnościach. Hiszpania (65 proc.), Rumunia (64 proc.) i Słowenia (64 proc.) osiągneły najwyższy poziom cyfryzacji. Firmy niemieckie znajdują się na końcu europejskiego zestawienia: tylko 49 proc. z nich w dużym stopniu lub w pełni zdigitalizowało swoje procesy przypominania o płatnościach.

8 proc. europejskich firm nadal wysyła przypomnienia o płatnoci w dużej mierze ręcznie, podczas gdy 6 proc. nie ma nawet ustandaryzowanego procesu dochodzenia zaległych należności.

Obecnie jedna czwarta faktur europejskich firm jest opłacana z opóźnieniem lub wcale. Blisko połowa (48 proc.) decydentów finansowych w firmach uważa, że główną przyczyną złych praktyk spłacania należności wśród klientów biznesowych są powolne i niezdigitalizowane procesy.Jako kolejną przyczynę opóźnień 46 proc. wskazuje na nadużycia ze strony pracowników, a 44 procent wskazuje na formalne błędy w przetwarzaniu faktur. Wśród klientów indywidualnych zapominanie jest główną przyczyną opóźnionych płatności. Cyfryzacja mogłaby tutaj pomóc: ułatwia ona klientom dokonywanie płatności i zapewniają przejrzystość co do terminów. "Ogólnie rzecz biorąc, cyfryzacja tworzy płynniejszy system płatności i znacznie zmniejsza liczbę sporów i nieporozumie". "Po stronie firmy w pełni zdigitalizowany proces przypominania o płatnościach zmniejsza nakład pracy ręcznej, obniża koszty operacyjne, przyspiesza płatności i pozwala pracownikom skupić się na bardziej złożonych zadaniach" – zauważa Paul Baltag, Digital Transformation Manager w EOS w Rumunii.

Ponadto cyfryzacja pomaga w obsłudze zaległości kontrahentów: automatycznie wybiera sposób komunikacji o największych szansach na skuteczność.

„Ekscytujące staje się to, gdy przypomnienie nie jest tylko zwykłym monitem, ale oferuje bezpośrednio prostą opcję płatności – na przykład przez paylink lub funkcję open banking. W ten sposób to nie tylko przypomnienie o płatności, ale ułatwienie dla klienta”. – dodaje dr Marcel Mayr, Head of Corporate Development w OTTO Payments, partnerze płatniczym OTTO. Sprzedawca internetowy OTTO, podobnie jak EOS, należy do Grupy Otto.

"Cyfryzacja to podstawa do szerokiego wykorzystania danych: „W OTTO otrzymujemy nawet 35 zamówień na sekundę; bez inteligentnie zautomatyzowanych procesów przypomnień o płatnościach i monitów w ogóle nie moglibyśmy obsłużyć takiego wolumenu” – wyjaśnia dr Marcel Mayr. Ponadto wykorzystanie sztucznej inteligencji w procesach przypominania o płatnościach staje się coraz ważniejsze.. „Zastosowanie AI w  istniejących automatyzacjach, które wcześniej często działały według prostych regu, zwiększa ich efektywność. Potencjał, jaki można wykorzystać w zarządzaniu należnościami w najbliższych latach, jest ogromny. W tym sensie wyścig AI znacznie zwiększa presję na firmy pozostające na wczesnym etapie cyfryzacji”.